Kuidas planeerida pidulikku õhtusööki: ülim kontrollnimekiri
Peo Planeerimine
Mulle meeldib aidata inimestel nende suurüritusi ja pidusid planeerida ja ette valmistada.
Nõuetekohase ettevalmistuse korral võib teie raha kogumise üritus olla tohutu edu.
Becky Fantham Unsplashi kaudu; Lõuend
Mis on pidulik õhtusöök?
Pidulik õhtusöök on tavaliselt täiskasvanutele mõeldud poolametlik pidu, mis sisaldab õhtusööki, tantsimist ja oksjonit või loosimist. Tavaliselt korraldab gala organisatsioon – sageli mittetulundusühing – eesmärgiga toita ja lõbustada oma annetajaid ja valijaid ning koguda oma organisatsioonile raha sotsiaalses keskkonnas.
Täiuslikus maailmas oleks rahakogumise või piduliku õhtusöögi planeerimine imelihtne. Suured sponsorid maksavad kogu teie toidu, meelelahutuse ja majutuse eest, samas kui teie külalised oleksid enam kui innukad oksjoniesemetele pakkumisi tegema ja teie eesmärgile annetama. Kahjuks nõuab galaürituse planeerimine pärismaailmas üsna palju ettevalmistusi. Täiusliku piduliku õhtusöögi kavandamiseks peate otsima sponsorlust ja vabatahtlikke, looma teema ja kutsed ning broneerima toidu ja meelelahutuse. Nende toimingute tõhus täitmine võib teha imesid. Selles artiklis kirjeldatakse mõningaid olulisi samme ja vajadusi, mis on piduliku gala planeerimise jaoks üliolulised.
12-sammuline gala-planeerimise kontroll-loend
- Kirjeldage oma eesmärki
- Analüüsige kulusid
- Määrake piletihind
- Valige oma raha kogumise meetodid
- Sponsorluse hankimine
- Valige toimumiskoht
- Määrake, milline saab olema teie teema
- Valmistage toidu- ja joogivalmistisi
- Kutsete kujundamine
- Planeerige tegevusi ja broneerige meelelahutust
- Kaunistage oma koht
- Otsige vabatahtlikke
1. Kirjeldage oma eesmärki
Teades, mida te oma üritusega soovite saavutada, aitab teil ja teie meeskonnal vastavalt planeerida. Rahakogumisgala planeerimise kulud võivad olla äärmiselt suured, mistõttu on oluline koguda toetust oma eesmärgile ja tekitada kogukonnas huvi.
Planeerimisprotsessi esimene samm peaks olema teie organisatsiooni eesmärgi seadmine, selle kindlaksmääramine, kes/mis saab rahakogumisest kasu, ning kirjeldada, mida külalised võivad oma oksjonipakkumiste ja annetustega toetada.
Enne koha ja meelelahutuse broneerimist võiksite visandada oma ürituse eesmärgi ja koostada eelarve.
2. Analüüsige kulusid
Enne planeerimisprotsessi tõelist algust peab teie organisatsioon kindlaks määrama saadaoleva algraha suuruse. Gala planeerimise ajakava erineb olenevalt sündmusest, kuid tavalised tasud hõlmavad sööki, jooke, koha renti, reklaami, A/V-seadmeid, oksjoniesemeid ja muid kulusid.
Täpse eelarve koostamiseks on oluline jälgida, kui palju raha kulutate ja kui palju kasumi teenimiseks vaja on. Lõppude lõpuks on gala eesmärk raha koguda – mitte kulutada! Sellegipoolest peate oma rahakogumisürituse planeerimiseks ja korraldamiseks kulutama märkimisväärse summa. Kui kõik läheb hästi, katate oma kulud ja teil on oma eesmärgi jaoks palju uusi vahendeid.
3. Määrake piletihind
Kui olete otsustanud osaleda soovivate külaliste arvu, määrake igale piletile hind. Sissepääsuhinna määramisel tuleks arvesse võtta ürituse asukohta, menüüd ja maksumust. Lisaks tavapiletitele pakkuge kindlasti piiratud arv kõrgema hinnaga VIP-pileteid, et pakkuda VIP-osalejatele ürituse ajal erihüvesid. Piletite müük on suurepärane võimalus oma eesmärgi heaks raha koguda.
4. Valige oma raha kogumise meetodid
Galaürituse planeerimine keerleb peamiselt raha kogumise ümber, seega kaaluge erinevaid raha kogumise meetodeid. Teie organisatsiooni toetajad annetavad hea meelega raha, kuid kasulik on ka muid tegevusi, milles külalised saavad osaleda. Täiendavate vahendite kogumise viisid on näiteks loosimine või vaikne oksjon, suupistete müük, reklaamivõimaluste müümine ja müügi osadeks jagamine. toetavate ettevõtetega. Mõelge kindlasti võimalikult paljudele ideedele, et organisatsioonile raha koguda või et teie pidulik õhtusöök toetaks.
5. Sponsorluse hankimine
Kui teie organisatsioonil pole tohutut summat algraha, vajab teie üritus tõenäoliselt sponsorite toetust. Teatud ettevõtetele reklaami- ja muid hüvesid pakkudes võib teil olla võimalik hankida vajalikke esemeid taskukohase hinnaga.
Sponsoridega ühenduse võtmine eeldab teie olemasoleva võrgustiku kõigi osade kasutamist, pikaajaliste ärisuhete loomist ja sümbioosi loomist osalevate organisatsioonidega. Kohalikud restoranid võivad pakkuda teile odavat või tasuta kohta, kus oma üritust pidada ning külalisi toidu ja jookidega varustada. Meelelahutust saab ka sponsoreerida nii kohalike meelelahutajatena, kes esinevad soodushinnaga, või suuremate sündmustena, mille eest maksavad teie sponsorid. Kui plaanite planeerida selliseid tegevusi nagu loosimine või oksjon, võivad sponsorid teie sündmuse jaoks auhindu annetada.
Teie valitud koht peaks sõltuma kutsutavate külaliste arvust, teie teemast ja sellest, millist tüüpi meelelahutust kavatsete esineda.
6. Valige toimumiskoht
Teie koht mängib teie planeerimisprotsessis suurt rolli, seega on oluline, et uuriksite võimalusi põhjalikult ja valiksite hea koha, mis mahutab mugavalt teie maksimaalse külastajate arvu, sealhulgas meelelahutus- ja toitlustusteenuse pakkujad.
Keskkond peaks olema stiilne ja võimaldama inimestel vabalt suhelda. Kui teie koht annetatakse, võib teie vajadustele vastamiseks kuluda veidi planeerimist, seega kaaluge enne kaunistamist hoolikalt kõiki kohandusi, mida peate tegema. Teie kaunistused peaksid vastama külalistele kantavatele teemadele.
7. Määrake, milline on teie teema
Teie galaürituse loominguline teema loob teie külalistele ainulaadse atmosfääri. Olgu selleks Broadway, keskaegne, maskeraad, jõulud, merendus või midagi muud, mõni teema võib aidata teie menüüvalikut, kaunistusi, kavandatud tegevusi ja riietumisstiili.
Teemaürituse kavandamisel on oluline veenduda, et teie kaunistused, kesksed esemed ja meelelahutus sobiksid korralikult. Mõnel juhul võib õige esitluse tagamiseks olla vajalik ühendust võtta temaatilisi üritusi tundva organisatsiooniga.
Kindlasti tehke oma külalistele kättesaadavaks erinevaid roogasid, sest mõned kohalviibijad on tõenäoliselt veganid, taimetoitlased, gluteeni- või laktoositalumatud jne.
8. Valmistage toidu- ja joogivalmistisi
Ostke ringi ja võtke ühendust erinevate toitlustusteenuste, restoranide ja muude asutustega, et näha, kas nad suudavad teie külalisi majutada. Mõelge, kas soovite sularahabaari või avatud baari, ja koostage menüü, mis sisaldab taimetoite ja gluteenivabasid valikuid.
Teie menüü peaks olema mitmekesine ja pidulikul õhtusöögil serveerimine sõltub teie sündmuse iseloomust, valitud teemast ja teie organisatsiooni eelarvest. Samuti võite kaaluda oma jooginõude isikupärastamist, et jätta klientidele eriline mulje.
9. Kujundage oma kutsed
Teie kutse on esimene asi, mida potentsiaalsed külalised näevad, nii et meeldejääva kutse loomine on teie sündmuse kavandamisel oluline samm. Hea kutse meisterdamiseks on vaja täpset teavet ja tähelepanu äratavat esitlust.
Lisage teave, nagu kuupäev, kellaaeg, asukoht ja formaalsus, samuti olulised üksikasjad, nagu see, kes sündmusest kasu saavad, valitud teema ja kavandatud tegevused. The galakutsete kirjutamise kunst võimaldab teil olla loominguline, kuid oluline on ka see, et teie toon peegeldaks sündmuse formaalsust.
10. Planeerige tegevusi ja broneerige meelelahutust
Eduka piduliku õhtusöögi planeerimine hõlmab sobiva meelelahutuse ja raha kogumiseks mõeldud tegevuste broneerimist. Võtke ühendust kohalike esinemispaikadega ja küsige teavet võimalike live-esinemiste ning loosimise või vaikse oksjoni jaoks annetavate esemete kohta. Leidke kindlasti meelelahutuse vorme, mis sobivad teie teemaga ja mida külalised peavad nii köitvaks kui ka sobivaks.
11. Kaunistage oma koht
Üks viimaseid samme piduliku õhtusöögi ettevalmistamisel on koha kaunistamine. Valige julged täiendavad värvid ja kaunistage vastavalt valitud teemale. Kasutage ainulaadseid keskseid detaile, kunstiteoseid ja rekvisiite, et luua oma külalistele visuaalselt vapustav keskkond ja anda oma sündmusele pidulik õhkkond.
Ainulaadse atmosfääri loomise olulisuse tõttu võib tekkida vajadus tellida abi kaunistamisel. On olemas mitmesuguseid ettevõtteid, mis aitavad ürituste planeerijatel kaunistada igasuguse kuju ja suurusega kohti vastavalt teemale ja värviskeemile. Paljudel on saadaval mallid ja materjalid paljude tavaliste sündmuste teemade jaoks.
12. Otsige vabatahtlikke
Kui kõik on planeeritud, peate leidma inimesed, kes aitavad üritust korraldada ja hooldada. Kasutage oma võrgustikku ja ressursse nii organisatsiooni sees kui ka väljaspool seda, et leida vabatahtlikke, kes aitaksid külalisi tervitada, inimesi istuma panna, toitu serveerida ja õhtu sujuvalt kulgeda.
Edu!
Edukas pidulik õhtusöök on üks parimaid viise oma organisatsiooni toetamiseks, kuid see nõuab ka palju planeerimist ja ettevalmistust. Kui veendute, et kõik on korras enne üksiku külalise saabumist, aitab see õhtu sujuvalt kulgeda ja esitleb teie organisatsiooni professionaalses valguses. Rahakogumised on iga ettevõtte või mittetulundusühingu kasvu jaoks hädavajalikud ning iga sammu tõhus juhtimine on meeldejääva õhtu võti.
See sisu on autori parimate teadmiste kohaselt täpne ja tõene ega ole mõeldud asendama kvalifitseeritud spetsialisti ametlikke ja individuaalseid nõuandeid.